Con estas claves de redacción empresarial queremos ayudaros a que vuestra comunicación sea más clara, concisa y, sobre todo, efectiva en vuestra vida profesional. Cada vez que escribimos un correo, mandamos un mensaje por WhatsApp o hacemos una llamada en el trabajo, queremos enviar información a otra persona. No importa si se trata de un memorando para que lea nuestro equipo, un catálogo para que nuestros clientes conozcan nuestros productos o una publicación en redes sociales para generar conversación con nuestros seguidores, todos tienen un objetivo común: comunicar algo.

La función más importante del lenguaje es la comunicación. Hablamos o escribimos para hacer llegar nuestro mensaje al receptor. Aunque también podemos usarlo como una forma de expresión artística, esto rara vez sucede dentro del ámbito empresarial (a excepción de la publicidad, que sería una amalgama de estas dos funciones). Por eso hemos decidido comenzar esta serie de publicaciones por la parte más importante de cualquier texto: la sencillez. Aunque esta sencillez será la coprotagonista subyacente de muchas otras entradas, nos parecía importante darle un espacio preferente y hacerla protagonista indiscutible de la primera porque la realidad es que nos gusta complicarnos la vida al expresarnos.

Como ya sucedía hace unos cuantos años con aquella magnífica escena de los hermanos Marx sobre la parte contratante de la primera parte que será considerada la parte contratante de la primera parte, a veces perdemos de vista que, como hemos mencionado antes, hablamos o escribimos para comunicar, y, si complicamos el mensaje más allá de lo estrictamente necesario, estamos perjudicando y empeorando esa comunicación.

Si le enviamos un correo a un proveedor diciendo que tenemos que cumplir con todas las normas de obligado cumplimiento —en vez de cumplir con las normas obligatorias—, estamos entorpeciendo la comunicación. Si en una publicación en redes, nos somos claros y directos, no estamos generando conversación. Si nuestro catálogo tiene frases oscuras, nuestros clientes tendrán dificultad para entender qué hace nuestro producto o qué ventajas ofrece.

Por lo tanto, es esencial que tratemos de ser lo más claros y directos posibles, evitando cualquier circunloquio innecesario, formas pasivas, frases interminables, y que, sobre todo, leamos el texto que hemos escrito en voz alta antes de enviarlo para ver si es totalmente comprensible. Sabemos que, la mayoría de las veces, las prisas nos dificultan dedicar todo el tiempo que necesitaríamos para esto, pero, realmente, si nos acostumbramos a ser directos y concisos, estaremos a la larga ahorrando mucho tiempo. Porque otra de las características del lenguaje es la economía, es decir, usar el mínimo de palabras posible para expresar una idea. Porque «Necesito hablar contigo para solucionar el problema X» siempre va a ser más efectivo que «A ver si podemos hablar cuando tengas un momento porque hay un problema que necesita solucionarse cuanto antes».

Para terminar, vamos a hacer una pequeña lista que resuma algunos de los puntos más importantes a tener en cuenta para escribir de manera sencilla y eficaz en nuestro entorno laboral:

1. Como dicen en inglés «Keep it simple». No nos compliquemos, seamos directos.
2. Frases cortas. Ideas relacionadas entre frases con los conectores apropiados para unir esas ideas.
3. Huyamos de la pasiva. No somos Saramago escribiendo un ensayo, somos profesionales con una necesidad de comunicar algo, en muchos casos, a un público que puede no tener ni estudios básicos.
4. Economía del lenguaje: lo bueno, si breve, dos veces bueno.
5. Pensemos en el receptor: es el auténtico protagonista de la comunicación profesional. Si nuestro mensaje no llega, hemos fallado en nuestro cometido.
6. Activemos el corrector ortográfico. Han mejorado mucho y no cuesta nada (tecla F7 para muchos programas). También funciona en el móvil.

Y con estos seis puntos nos vamos a despedir hasta la próxima entrada, en la que os seguiremos dando pequeñas claves para mejorar vuestra redacción profesional. Si os ha gustado, no dudéis en compartirlo con vuestros compañeros y equipos. Muchas gracias.