Volvemos con esta sección de nuestro blog, con la que pretendemos ayudaros a mejorar vuestra comunicación (y, de paso, cuidar nuestra lengua) en el ámbito profesional. En esta segunda entrega vamos a hablar sobre algunos aspectos de la redacción de correos electrónicos.

Las estadísticas muestran que el profesional medio envía una media de 40 correos al día, y que, en total, empleamos unas 15.5 horas a la semana enviando, leyendo y respondiendo correos. Y según todos los indicios van a seguir subiendo hasta alcanzar una cifra global de trescientos ochenta mil millones de correos diarios en el año 2025. Por eso nos parece importante que, ya que se han convertido en el medio de comunicación empresarial por excelencia, los estructuremos bien y, sobre todo, los puntuemos bien.

Y vamos a empezar precisamente con eso, la puntuación. Para el encabezamiento del correo, al igual que en el de una carta, no se debe usar la coma, como se hace en inglés, sino los dos puntos. Usaremos la coma dentro del encabezamiento (nunca para cerrarlo) solo cuando vayamos a utilizar el nombre del destinatario tras una fórmula de saludo:

Buenas tardes, Pedro:

Si por el contrario vamos a usar alguna fórmula de cortesía antes del nombre y vamos a omitir el saludo, no usaremos coma:

Estimado Pedro:

No olvidemos que, por lo general, después de los dos puntos se escribe minúscula, pero no en este caso porque están marcando el final de una unidad con sentido independiente.

Otro fallo común en los correos –nos pasa con muchos de los que recibimos– es la ausencia casi total de párrafos. Cabe recordar que, cuando vamos a cambiar de asunto o tema dentro de un escrito, lo correcto es usar un punto y aparte. Así tendremos un texto más claro y ayudaremos al lector a recibir la información y entenderla mucho mejor y de forma más ordenada.

Para cerrar los correos, la RAE nos dice que «es válida la coma tras las fórmulas de despedida en correspondencia cuando no son enunciados completos, en cuyo caso se escribe punto: “Saludos cordiales,…” o “Atentamente,…”, pero “Reciba un cordial saludo.”. Por lo tanto, tendremos estas dos opciones, dependiendo del cierre que elijamos.

No queremos terminar esta entrada sin mencionar la importancia de que toda comunicación profesional quede por escrito. Por ello conviene enviar un correo tras una conversación telefónica para dejar constancia de todo lo que se ha hablado. También es esencial incluir todos los puntos importantes (cada uno en su párrafo, a poder ser) y remarcar o repetir toda la información relevante para asegurarnos de que la hemos entendido bien. Y tengamos siempre presentes los consejos que dábamos en la primera entrada: claridad y sencillez son las llaves maestras de una comunicación efectiva.

Y ya para cerrar, no seamos rácanos con los conectores. Ayudan a estructurar los textos y dan un sentido global al escrito. Además, van a ayudar al receptor a entender y leer el correo más fácilmente.

Esperamos que estas claves de redacción empresarial para escribir correos electrónicos os sirvan de ayuda y volveremos pronto con nuestra próxima entrada. Y, por supuesto, si tenéis algún comentario o sugerencia, estaremos más que encantados de escucharlos. ¡Qué os vaya bien!